Datová schránka jak poslat zprávu: adresát, příloha a doručenka

Zprávu z datové schránky pošlete po přihlášení tlačítkem Napsat zprávu ve třech krocích: vyberete adresáta, vyplníte náležitosti zprávy s povinným předmětem a v posledním kroku připojíte přílohu a zprávu odešlete. Každá datová zpráva musí mít alespoň jednu přílohu, a pokud nemáte soubor, portál umí z krátkého textu vytvořit PDF sám. Po odeslání dostanete ID zprávy a později i doručenku.

Postup je jednoduchý, přesto se v něm lidé zasekávají na stejných místech. Nevědí, jak najít správný úřad mezi desítkami podobných schránek, co napsat do předmětu, proč portál odmítl přílohu nebo proč zprávu nejde poslat firmě. Většina těchto potíží má jasnou příčinu popsanou v oficiální nápovědě k datovým schránkám.

Článek vychází z nápovědy portálu datových schránek a projde všechny tři kroky odeslání, vyhledání adresáta, pravidla pro přílohy a rozdíl mezi zprávou úřadu a zprávou firmě. Na konci ukážeme, jak zjistit, že zpráva byla doručena, a jak si uložit doručenku jako důkaz. Přihlášení samotné tu neřešíme, na to máme samostatné návody.

Komu můžete datovou zprávu poslat?

Informační systém datových schránek rozlišuje dva typy zpráv. Veřejná datová zpráva vznikne vždy, když je odesílatel nebo adresát orgán veřejné moci, tedy například finanční úřad, obecní úřad, soud nebo zdravotní pojišťovna. Taková zpráva se neplatí a právě tak s úřady komunikuje většina lidí. Pokud chcete psát úřadu, stačí vám běžně zřízená schránka fyzické osoby.

Druhým typem je Poštovní datová zpráva, která vznikne, když ani odesílatel, ani adresát není orgán veřejné moci. Typicky jde o zprávu firmě, advokátovi nebo jiné osobě. Taková zpráva je placená a podle nápovědy ji lze poslat jen tehdy, když má odesílatel smlouvu s provozovatelem nebo kredit ve schránce a adresát svolil s příjmem těchto zpráv. Jinak vás portál už při výběru adresáta zastaví.

Jak začít psát novou zprávu?

Po přihlášení do schránky klikněte na tlačítko Napsat zprávu. Portál vás provede třemi kroky, mezi kterými se můžete vracet zpět, například když chcete přidat dalšího adresáta. Pokud z druhého nebo třetího kroku odejdete jinam, rozpracovaná zpráva se uloží, takže o text nepřijdete. Kdo se do schránky zatím nedostane, najde pomoc v návodech přihlášení bankovní identitou a zapomenuté heslo k datové schránce.

1. Krok 1 Adresát: vyhledejte schránku úřadu nebo osoby a klikněte na ni.
2. Krok 2 Náležitosti zprávy: vyplňte předmět, případně číslo jednací a další údaje, a klikněte na Pokračovat.
3. Krok 3 Obsah zprávy: nahrajte přílohy z počítače nebo napište textovou zprávu.
4. Kontrola: ve spodní části ověřte, zda jde o bezplatnou, nebo placenou poštovní zprávu.
5. Odeslání: klikněte na Odeslat zprávu v levém dolním rohu a počkejte na potvrzení s ID zprávy.

Jak najít správnou schránku adresáta?

Nejjednodušší je psát do vyhledávacího pole v prvním kroku. Portál hledá fulltextově v názvu schránky a s menší vahou i v adrese, a to s diakritikou i bez ní. Více slov nemusí být ve stejném pořadí, všechna ale musí být nalezena. Nápověda uvádí příklad, že dotaz finanční úřad ostrava najde jednotlivá územní pracoviště i Finanční úřad pro Moravskoslezský kraj.

Přesnější je zadat přímo ID datové schránky, které má sedm znaků, nebo osmimístné IČO. Úřady své ID obvykle uvádějí na webu nebo v dopise, na který odpovídáte. Pokud výsledků najdete příliš mnoho, použijte Pokročilé vyhledávání a omezte typ schránky na orgán veřejné moci. Schránky, kam jste už psali, portál nabízí pod hlavičkou Nejčastější adresáti a v osobním adresáři.

Co vyplnit v náležitostech zprávy?

Jediným povinným polem je Předmět, podle kterého má adresát na první pohled poznat, proč mu píšete. Nápověda zároveň upozorňuje, že obálku zprávy včetně předmětu může na rozdíl od příloh číst například správce systému, proto do něj nepište rodné číslo ani zdravotní údaje. Místo toho zvolte věcný popis, třeba odpověď na výzvu nebo žádost o prodloužení lhůty.

Pokud odpovídáte na konkrétní dopis, vyplňte číslo jednací nebo spisovou značku úřadu, které najdete v jeho písemnosti. Když je neznáte, pole nechte prázdná, stejně jako údaje o zákonném zmocnění. Pole K rukám je jen nezávazná pomocná informace. Zaškrtnutí Do vlastních rukou znamená, že zprávu u adresáta přečte jen uživatel s vyšším oprávněním, obdobně jako u dopisu do vlastních rukou.

Jak připojit přílohu správně?

Ve třetím kroku nahrajete soubory tlačítkem pro nahrání z počítače nebo je do rámečku přetáhnete myší, což ale na mobilu nefunguje. Zpráva musí mít alespoň jednu přílohu, celkem nejvýš 100 MB, a počet souborů je omezený na 100. Kontejnerů ZIP nebo ASiC smí být ve zprávě nejvýš deset a nesmí být šifrované ani obsahovat další archiv. Každý soubor navíc prochází antivirovou kontrolou.

Povolené jsou běžné formáty jako PDF, DOCX, ODT, XLSX, JPG, PNG, HEIC nebo ZIP, celý seznam je v nápovědě. Systém kontroluje příponu i skutečný obsah, takže přejmenovaný soubor neprojde. Když nemáte soubor, klikněte na Textová zpráva, napište až 5 000 znaků prostého textu a portál z něj vytvoří přílohu textová zpráva.PDF. Náhled vygenerovaného PDF si můžete před odesláním prohlédnout.

Proč portál zprávu nebo soubor odmítne?

Většina potíží se dá vyřešit bez telefonátu na infolinku. Nápověda popisuje, že soubor je odmítnut, když není na seznamu povolených formátů, přípona neodpovídá obsahu, soubor je poškozený, celková velikost by přesáhla 100 MB nebo ho antivirus vyhodnotí jako rizikový. Když jste si jisti, že je soubor v pořádku, infolinka 954 200 200 může po jeho zaslání zjistit konkrétní důvod.

Jak poznat, že zpráva dorazila?

Odeslané zprávy najdete v záložce Datová schránka pod položkou Odeslané zprávy. U každé zprávy je slovně uvedeno, zda je jen dodána, tedy leží ve schránce adresáta, nebo už doručena. K doručení dojde přihlášením oprávněné osoby, případně fikcí po deseti dnech, kdy se do schránky nikdo nepřihlásil. Filtr Podle typu umí zobrazit zvlášť dodané, doručené, doručené fikcí i nedodané zprávy.

Po odeslání se objeví potvrzení s ID zprávy a tlačítky Napsat další a Vytisknout. Ve špičkách se může stát, že zpráva teprve čeká na podací časové razítko, pak ji podle nápovědy najdete až na konci seznamu. Pokud datovou schránku rušíte, přečtěte si předem, co se se zprávami stane, v článku zrušení datové schránky fyzické osoby.

Jak stáhnout doručenku jako důkaz?

Doručenka zachycuje, kdy byla zpráva podána, kdy dodána do schránky adresáta a kdy doručena. Otevřete detail odeslané zprávy a klikněte na odkaz Detail v sekci o doručování. V nabídce Více pak zvolte Uložit doručenku a vyberte formát PDF, nebo ZFO, tedy podepsaný soubor, k jehož otevření je potřeba externí aplikace. Doručenku lze také vytisknout nebo poslat ke konverzi do listinné podoby.

Konverzi na papír vyzvednete na kontaktním místě Czech POINT do 30 dnů od odeslání žádosti, stejně jako třeba výpis z katastru přes Czech POINT. Doručenku uložte hned, protože podle nápovědy u schránky bez Datového trezoru nemá smysl hledat zprávy starší než 90 dní. Další návody pro elektronickou komunikaci s úřady najdete v rozcestníku Úřady online.

Co si z toho odnést

Poslat datovou zprávu zvládne každý, kdo se umí přihlásit. Pět věcí, na které je dobré pamatovat:

1. Zprávu začnete tlačítkem Napsat zprávu a projdete tři kroky: adresát, náležitosti, obsah.
2. Adresáta nejspolehlivěji najdete podle sedmimístného ID schránky.
3. Předmět je povinný, osobní a citlivé údaje patří do přílohy.
4. Přílohy mají limit 100 MB a 100 souborů, bez souboru pomůže textová zpráva.
5. Po doručení si uložte doručenku jako PDF nebo ZFO.

Časté otázky

Jak poslat zprávu z datové schránky?

Po přihlášení klikněte na Napsat zprávu, vyberte adresáta, vyplňte předmět a pokračujte ke třetímu kroku. Tam připojte přílohu nebo napište textovou zprávu a klikněte na Odeslat zprávu.

Můžu poslat datovou zprávu bez přílohy?

Ne, každá datová zpráva musí mít alespoň jednu přílohu. Když nemáte soubor, použijte volbu Textová zpráva, portál z textu vytvoří PDF přílohu.

Jak velkou přílohu lze poslat datovou schránkou?

Celková velikost všech příloh jedné zprávy nesmí přesáhnout 100 MB. Počet souborů je omezený na 100 a archivů ZIP nebo ASiC smí být nejvýš deset.

Můžu z datové schránky napsat firmě nebo jiné osobě?

Jen jako Poštovní datovou zprávu, která je placená. Odesílatel musí mít smlouvu nebo kredit a adresát musí mít povolený příjem poštovních zpráv.

Je poslání datové zprávy úřadu zdarma?

Ano, zpráva, kde je odesílatelem nebo adresátem orgán veřejné moci, je podle nápovědy zdarma. Placené jsou jen poštovní zprávy mezi schránkami, které nejsou orgánem veřejné moci.

Jak najdu ID datové schránky úřadu?

Zadejte do vyhledávání název úřadu nebo jeho IČO, portál ID zobrazí. Úřady ID obvykle uvádějí také na svém webu a v záhlaví dopisů.

Kdy je datová zpráva doručena?

Doručena je ve chvíli, kdy se do schránky přihlásí oprávněná osoba. Pokud se nikdo nepřihlásí, považuje se za doručenou fikcí po deseti dnech od dodání.

Kde najdu doručenku k odeslané zprávě?

V Odeslaných zprávách otevřete detail zprávy a klikněte na odkaz Detail. Doručenku pak přes nabídku Více vytisknete nebo uložíte jako PDF či ZFO.

Můžu poslat jednu zprávu více úřadům najednou?

Ano, ve druhém kroku klikněte na Přidat adresáta a vyberte další schránku. U placené poštovní zprávy to nejde, ta má vždy jen jednoho adresáta.

Jde datovou zprávu poslat z mobilu?

Ano, portál má mobilní zobrazení a hodí se v něm hlavně textová zpráva. Přetahování souborů myší v mobilním rozlišení nefunguje.

Zdroje

• Okno pro sestavení a odeslání datové zprávy: Digitální a informační agentura (datovka.gov.cz)
• Sestavení přílohy: Digitální a informační agentura (datovka.gov.cz)
• Doručenky: Digitální a informační agentura (datovka.gov.cz)

Související články

• Datovka aplikace: datová schránka v mobilu