Pro úplný vlastní archiv datové zprávy stáhněte zprávu jako ZFO a její doručenku uložte zvlášť. Samotná příloha, například PDF rozhodnutí, nezahrnuje obálku celé zprávy. Doručenka zase není náhradou příloh. Tyto soubory plní různé úkoly a je vhodné je uložit společně pod jednoznačným označením.
Oficiální portál datových schránek běžně uchovává zprávu 90 dní od doručení, pokud se na ni nevztahuje jiné uchování, například Datový trezor. S lokálním archivem proto nečekejte až na dohledávání starého podání. Níže popsaný postup rozlišuje celé ZFO, potvrzení o doručování a snadno čitelnou pracovní kopii.
Obsah článku
Zpráva, doručenka a příloha nejsou totéž
| Soubor | Obsah a účel | Co nenahrazuje |
|---|---|---|
| ZFO celé zprávy | Obálka zprávy a její přílohy v uloženém celku | Samostatné uložení doručenky. |
| ZFO doručenky | Informace o průběhu doručování | Přílohy zprávy. |
| PDF doručenky z portálu | Podepsaná podoba téhož potvrzení | Celou zprávu a její přílohy. |
| Samostatná příloha | Dokument, který byl přiložen ke zprávě | Obálku a historii doručování. |
PDF není vždy jen neověřitelný obrázek. Oficiální nápověda uvádí, že doručenka stažená z portálu v PDF i ZFO je elektronicky podepsaná a obsahově shodná. Odlišujte takové PDF od vlastního tisku stránky do PDF a od dokumentu, který se pouze nacházel v příloze.
Jak stáhnout celou zprávu do ZFO
- Přihlaste se do správné schránky a otevřete požadovanou zprávu.
- V jejím detailu zkontrolujte odesílatele, adresáta a identifikátor zprávy.
- Ve spodní části detailu použijte Stáhnout zprávu (ZFO).
- Najděte výsledek ve složce stahování prohlížeče a zkontrolujte, že soubor skutečně vznikl.
- Přesuňte jej do připravené složky archivu, nikoli pouze mezi nesouvisející stažené soubory.
U počítače s více profily může prohlížeč ukládat jinam, než čekáte. Nezaměňujte potvrzené kliknutí s ověřeným uložením. Pokud se objeví dialog pro uložení, vyberte vlastní archiv. Pokud ne, podívejte se do přehledu stažených souborů.
Soubor ZFO není dokument, který se má přepsáním koncovky změnit na PDF. Zachovejte jeho obsah beze změn. Přejmenovat soubor kvůli orientaci lze, ale neměňte příponu a neotevírejte jej k ručnímu upravování v textovém editoru.
Doručenku uložte samostatně
V detailu zprávy otevřete část doručenky a nabídku Více. Oficiální nápověda popisuje volby k uložení doručenky v PDF nebo ZFO. Pro archiv můžete uložit ZFO a vedle něj PDF určené k rychlému čtení; obě varianty si označte jako doručenku.
ZFO doručenky neobsahuje přílohy zprávy. Jestliže jste stáhli pouze toto potvrzení, nemáte tím uložené rozhodnutí, výzvu ani další zaslané dokumenty. Porovnejte identifikátor v doručence s identifikátorem celé zprávy. Soubory se nesmějí omylem smíchat při práci s několika podáními.
Příklad přehledné archivní složky
Název složky spojte s datem a identifikátorem zprávy. Krátký předmět přidejte pouze tehdy, pokud je vhodný pro místo uložení; citlivý údaj nemusí být vidět už v názvu souboru. Následující vzor používá zástupný identifikátor:
2026-09-20_ID-zpravy/zprava.zfo– celý uložený obsah zprávy.2026-09-20_ID-zpravy/dorucenka.zfo– samostatné potvrzení.2026-09-20_ID-zpravy/dorucenka.pdf– čitelná podoba potvrzení.2026-09-20_ID-zpravy/prilohy/– případné pracovní kopie dokumentů.
Pracovní přílohu můžete potřebovat pro tisk nebo další práci. Originál celé zprávy ale ponechte oddělený. Pokud PDF při práci upravíte, nezařaďte jej zpět jako jedinou nezměněnou kopii původního podání.
Jak ověřit, že archiv umíte otevřít
Oficiální portál nabízí načtení souboru ZFO a zobrazení jeho obsahu. Vyberte uloženou zprávu, porovnejte identifikátor a zkontrolujte dostupnost příloh. Samostatně otevřete doručenku. Ověření jednoho souboru automaticky neověřuje celou složku.
Pro práci se ZFO existuje také aplikace Datovka od CZ.NIC. Její funkce pro zobrazení zprávy ze souboru umožňuje místní soubor otevřít; nepleťte ji s pouhým načtením seznamu zpráv ze schránky. Smyslem kontroly je vědět, že máte skutečný obsah a dokážete jej znovu zobrazit.
Pokud teprve připravujete podání, navazuje odeslání zprávy přes datovou schránku. Před ukončením používání schránky si projděte také zrušení schránky fyzické osoby a zachování zpráv.
Záloha a dlouhodobé uchování
Archiv nenechávejte pouze na jednom pracovním počítači. Uchovávejte další chráněnou kopii a omezte přístup, zvlášť pokud dokumenty obsahují osobní nebo obchodní údaje. Obnova z vlastní zálohy je něco jiného než spoléhání na běžnou dobu dostupnosti v portálu.
Úspěšné otevření souboru neznamená neomezenou budoucí ověřitelnost elektronických podpisů a časových razítek. Portál při práci s uloženými zprávami řeší i jejich ověření a případnou obnovu časového razítka. U dlouhodobě důležitých dokumentů sledujte odpovídající možnosti uchování; nepovažujte pouhý tisk za úplnou náhradu elektronického originálu.
Časté otázky
Stačí stáhnout PDF z přílohy?
Ne pro úplný archiv. Samostatná příloha nenahrazuje obálku zprávy ani samostatnou doručenku.
Je doručenka součástí stejného stažení?
Postup rozlišuje uložení celé zprávy a samostatné uložení potvrzení. Zkontrolujte, že máte oba potřebné soubory.
Obsahuje ZFO doručenky přílohy?
Ne. Pro zaslané dokumenty potřebujete celou zprávu nebo samostatné kopie příloh.
Je PDF doručenky pouze snímek obrazovky?
Oficiálně stažené PDF doručenky je elektronicky podepsané. Nezaměňujte je s vlastním snímkem či tiskem stránky.
Mohu přejmenovat koncovku ZFO na PDF?
Ne. Změna přípony formát nepřevede. ZFO otevřete podporovaným nástrojem.
Nahradí místní kopie zálohování?
Jediný soubor na jednom zařízení není dostatečná záloha. Uchovávejte další chráněnou kopii a ověřte její otevření.
Související články
- Datová schránka přihlášení bankovní identitou: postup a časté chyby
- Datová schránka zapomenuté heslo: jak se znovu dostat do schránky
- Datovka aplikace: datová schránka v mobilu a přihlášení
